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Der Blog von Alexander Plath - Management Trainer & Business Coach für die Plath & Partner AG – Berlin – Zürich - Wien

E-Mail Knigge: Erst denken, dann senden – drei wertvolle E-Mail Knigge Tipps

E-Mail Knigge: Erst denken, dann senden – drei wertvolle E-Mail Knigge Tipps

 

„cc:“- E-Mails – erst denken, dann senden

Erst denken, dann senden!

Erst denken, dann senden!

Welche unangenehmen Folgen es haben kann, wenn der E-Mail Knigge ignoriert und eine E-Mail an einen großen Verteiler verschickt wird, wurde vor Kurzem eindrucksvoll im Deutschen Bundestag belegt.
Dort war der komplette E-Mail-Verkehr für Stunden lahm gelegt, weil eine Mitarbeiterin aus Versehen den Gesamtverteiler eingesetzt und dies vor dem Versenden nicht bemerkt hatte.

Ganz unabhängig von dieser Extrem-Situation: Der Unmut, zu Beginn eines jeden Arbeitstages viel Zeit mit dem Sichten von völlig überflüssigen oder unwichtigen E-Mails zu verlieren, wächst ständig. Und das in allen Hierarchiestufen.

Die “cc:”-Funktion ist kein “Rette meinen Hintern” Notausgang, um später sagen zu können, Du warst auf “cc:” und Du hast es wissen müssen.”

Denn oft ist es ein übertriebenes Sicherheitsdenken, das Beschäftigte dazu bringt, fast alles, was sie versenden, in Kopie an alle im Team oder gar darüber hinaus zu verschicken.
Die Begründung lautet dann: „So kann niemand sagen, er habe nichts vom den Vorgang gewusst, auch nicht meine Vorgesetzten.“ Gerade Letztere sehen sich oft gezwungen, der Flut von „cc“-E-Mails Einhalt zu gebieten, auch mit einem firmeninternen E-Mail Knigge.

Die beste Massnahme dazu, ist die Schaffung einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre, in der die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, sich wegen jeder Kleinigkeit absichern zu müssen.

Generell gilt: den Empfängerkreis auf diejenigen zu beschränken, die direkt in das Projekt oder in laufende Entscheidungen eingebunden sind. Und einige E-Mail Knigge Grundregeln zum „cc“-Versand zu beachten.

Eine davon besagt: Wer von jemandem eine Antwort erwartet, setzt diesen stets in die Empfängerzeile.
Das gilt auch dann, wenn es sich um mehrere Personen handelt.

Das Einsetzen in die „cc“-Zeile dokumentiert automatisch: keine Antwort nötig/erwartet.
Letzteres kann beim Versand an eine einzelne Person zusätzlich durch einen aussagefähigen Betreff wie „Nur zur Kenntnis/Info“ deutlich gemacht werden.

 

Wer flüstert, lügt ?

Wer flüstert, lügt ?

“Wer flüstert, lügt … oder bcc: nein danke!

Kennen Sie das Sprichwort: Wer flüstert, lügt ?
Genauso ist es mit dem bcc: (blind carbon copy, also das Weiterleiten einer E-Mail als Kopie OHNE dass der Empfänger es sieht. Zum Beispiel die Beschwerde E-Mail an den Kollegen schnell noch mal heimlich (also als bcc:) an den Chef mitgeschickt.

Bitte nicht, denn entweder Sie sind ehrlich und legen offen, wer sich im Verteiler der E-Mail befindet oder Sie lassen das Einkopieren ganz.
Ausnahme ? Ja, wenn Sie einen weiteren Menschen mit informieren möchten und dies den Empfänger der Nachricht mit Sicherheit nicht interessiert, z.B. zu Schulungszwecken. Aber bitte nur nach reiflicher Überlegung und in Ausnahmefällen …”

E-Mails lesen, ohne sie zu öffnen

Wer den E-Mail Knigge befolgt, macht das Leben seiner Mitmenschen einfacher:
Hilfreich ist auch ein “EOM” (für Englisch “End Of Message / Ende der Nachricht”) am Ende der Betreffzeile, wenn Sie eine Mitteilung alleine durch die Betreffzeile ausdrücken lässt.

Damit muss der Empfänger die Nachricht nicht mehr öffnen, denn er weiss bereits, dass die gesamte Information in der Betreffzeile enthalten ist.

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3 Kommentare

  1. Sehr schön. Alexander,
    Was ist mit bcc bei einem großen Verteiler, die sich untereinander nicht kennen (sollen)?
    Allemal besser als von jedem zweiten eine Antwort an alle zu bekommen oder das die ganze Liste in diversen Spam Verteilern landet, oder?

  2. Sehr treffend, diese Übersicht!

  3. @Jürgen Ja, das ist in der Tat ein guter Grund !
    @Leonie Walter Danke !

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